Wann ihr mit der Sitzordnung anfangt
Nicht zu früh. Solange Zusagen fehlen, plant ihr mit Annahmen und fangt dreimal von vorn an. Der richtige Moment ist da, wenn die Antwortfrist vorbei ist und ihr bei den letzten Nachzüglern nachgefragt habt, also etwa vier bis sechs Wochen vor der Hochzeit. Fertig sein sollte der Plan rund drei Wochen vorher, denn dann brauchen Location und Catering meist die endgültigen Zahlen.
Eines könnt ihr schon früher tun: bei der Location nachfragen, welche Tische es gibt und wie viele Personen an einen passen. Davon hängt alles Weitere ab.
Schritt 1: Die Tische klären
Runde Tische mit acht bis zehn Plätzen sind gesellig, weil jede:r jede:n sieht. Lange Tafeln wirken festlich und sparen Platz, dafür unterhält man sich nur mit den direkten Nachbarn. Lasst euch von der Location den Raumplan geben und zeichnet die Tische so ein, wie sie stehen werden. Erst dann wisst ihr, welche Tische nah an der Tanzfläche, am Buffet oder am Ausgang liegen.
Schritt 2: Mit euch selbst anfangen
Legt zuerst fest, wo ihr sitzt: mit Blick in den Raum und so, dass euch alle sehen. Klassisch sitzen am Brauttisch das Paar, die Eltern und die Trauzeug:innen mit Begleitung.
Sind Eltern getrennt oder ist die Lage aus anderen Gründen kompliziert, nehmt einen kleinen Tisch nur für euch zwei und setzt die Familien an die Tische daneben. Das erspart die Frage, wer näher sitzen darf.
Schritt 3: Gruppen bilden, dann Tische füllen
Schreibt nicht gleich Namen auf Plätze, sondern sortiert zuerst in Gruppen: Familie der einen Seite, Familie der anderen, Studienfreunde, Kolleginnen, Nachbarn. Jede Gruppe bekommt einen Tisch oder teilt sich einen. Bleiben Einzelne übrig, setzt sie zu Menschen, mit denen sie etwas verbindet: das Alter, der Beruf, der Humor.
Zwei Regeln helfen fast immer:
- Niemand sitzt allein unter Fremden. Jede Person sollte mindestens einen Menschen am Tisch kennen.
- Paare und Familien bleiben zusammen. Wer gemeinsam eingeladen ist, sitzt gemeinsam.
Schritt 4: Die heiklen Fälle zuerst lösen
Geschiedene Eltern, zerstrittene Geschwister, der Ex im Freundeskreis: Solche Konstellationen löst ihr am Anfang und nicht am Ende, wenn nur noch zwei Plätze frei sind. Setzt die Betroffenen an verschiedene Tische, die gleich weit von euch entfernt sind. Dann fühlt sich niemand zurückgesetzt.
Im Zweifel fragt ihr vorher nach. Das ist weniger unangenehm als eine Überraschung am Hochzeitstag.
Schritt 5: An Kinder, Ältere und Dienstleister denken
Kleine Kinder sitzen bei ihren Eltern, am besten nah am Ausgang. Größere Kinder freuen sich oft über einen eigenen Tisch. Ältere Gäste sitzen besser nicht direkt neben den Boxen, dafür mit kurzem Weg zu den Toiletten.
Klärt außerdem, ob Fotograf:in, DJ oder Band mitessen. Sie brauchen dann einen Platz, von dem aus sie schnell wieder bei der Arbeit sind.
Schritt 6: Weitergeben, was andere brauchen
Ein Sitzplan ist erst fertig, wenn ihn alle haben, die damit arbeiten:
- Die Location bekommt den Raumplan und die Zahl der Plätze pro Tisch.
- Das Catering bekommt für jeden Tisch die Menüs und die Allergien.
- Am Eingang hängt eine alphabetische Liste, in der jeder Gast seinen Tisch findet.
- Auf den Tischen stehen Tischkarten.
Die alphabetische Liste ist wichtiger, als sie klingt. Ein Plan, der nur nach Tischen sortiert ist, zwingt jeden Gast, alle Tische nach dem eigenen Namen abzusuchen.
Wenn kurz vorher jemand absagt
Das passiert bei fast jeder Hochzeit. Lasst den Platz nicht leer, wenn dadurch jemand allein sitzt, sondern rückt am Tisch zusammen oder holt eine Person von einem vollen Nachbartisch dazu. Gebt die Änderung an das Catering weiter, denn dort zählt jede Portion.
So geht es mit Wedding Buddy
Im Sitzplan von Wedding Buddy stellt ihr die Tische so auf, wie sie im Saal stehen, und zieht eure Gäste auf die Plätze. Die Namen kommen aus der Gästeliste: Wer noch keinen Platz hat, steht daneben, und eine Familie setzt ihr mit einem Schritt gemeinsam an einen Tisch.
Die Druckansicht liefert, was in Schritt 6 an Location, Catering und Eingang geht: den Raumplan, eine Liste pro Tisch, die alphabetische Übersicht und die Liste für die Küche mit Menüs und Allergien. Sagt kurz vorher jemand ab, druckt ihr die Listen einfach neu.