Kategorien, Posten und zwei Beträge
Ihr legt Kategorien an, etwa Location, Catering, Musik und Deko, und darin die einzelnen Posten. Jeder Posten hat zwei Beträge: was ihr eingeplant habt und was es tatsächlich kostet. Die Differenz zeigt früh, wo das Budget kippt, und nicht erst, wenn die letzte Rechnung kommt.
Die Tabelle bedient sich wie eine Tabellenkalkulation: Zelle anklicken und tippen, mit Enter und Tab weiterspringen, mit Strg/⌘+Z rückgängig machen. Zeilen aus Excel fügt ihr direkt ein. Fehlt euch eine Spalte, legt ihr eine eigene an, als Text oder als Zahl mit Summe.
Anzahlungen, Raten und Fristen
Kaum ein Dienstleister wird auf einmal bezahlt. Zu jedem Posten tragt ihr deshalb die einzelnen Zahlungen ein: die Anzahlung bei Vertragsabschluss, eine Rate einige Wochen vorher, den Rest nach dem Fest. Ein Posten gilt als bezahlt, sobald die Zahlungen den Betrag decken.
Jede Zahlung kann eine Fälligkeit haben, und Wedding Buddy erinnert euch vorher daran. Wie viele Tage vorher, stellt ihr selbst ein. Die Übersicht zeigt, wie viel bezahlt und wie viel offen ist, wohin das Geld geht und was wann zu zahlen ist.
Preis pro Person
Menü und Getränke kosten pro Kopf. Tragt den Preis pro Person ein, und der Betrag folgt eurer Gästeliste: Kommen sechs Zusagen dazu, steigt der Posten von selbst. Gerechnet wird wahlweise mit allen, die nicht abgesagt haben, oder nur mit den Zusagen.
Wer was beisteuert
Wenn Eltern oder Großeltern etwas dazugeben, haltet ihr unter „Beitragende“ fest, wer wie viel beisteuert. So steht neben den Kosten auch, woher das Geld kommt.
Verknüpft mit dem Rest der Planung
Einen Posten verknüpft ihr mit dem Dienstleister, um den es geht, und Verträge, Angebote und Rechnungen hängt ihr als Datei an. Dann liegt alles zu einer Buchung an einer Stelle.
Und weil ein Budget nicht alle etwas angeht: Wer im Planungsteam die Zahlen sehen darf, legt ihr pro Person fest. Trauzeug:innen planen in ihrer Rolle mit, ohne das Budget zu sehen.