Was in der Vorlage steckt
Die Excel-Datei hat drei Blätter:
- Gästeliste: eine Zeile pro Person mit Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Seite, Zusage, Menü, Allergien, Kindern und Notizen. Bei Seite, Zusage und Menü wählt ihr aus einer Liste, damit sich niemand vertippt.
- Übersicht: zählt von selbst mit, wie viele eingeladen sind, wer zugesagt oder abgesagt hat, wie viele Antworten fehlen, wie viele Kinder kommen und wie oft welches Menü gewählt wurde.
- Anleitung: die wichtigsten Hinweise zum Ausfüllen.
Drei Beispielzeilen zeigen, wie eine Zeile aussehen soll. Überschreibt oder löscht sie.
So füllt ihr die Liste aus
Tragt jede Person in eine eigene Zeile ein, auch bei Paaren und Familien. Die Adresse schreibt ihr dann bei beiden hin. Das wirkt zuerst doppelt, aber nur so lassen sich Zusagen, Menüs und Sitzplätze zählen.
Das Feld „Zusage“ bleibt leer, solange jemand nicht geantwortet hat. So zeigt die Übersicht, wem ihr noch nachgehen müsst. Allergien und Unverträglichkeiten schreibt ihr in eine eigene Spalte und nicht in die Notizen, denn diese Spalte geht später an das Catering.
Wen laden wir ein?
Die Liste ist schnell angelegt und schwer gekürzt. Zwei Dinge helfen:
- Erst die Zahl, dann die Namen. Location und Budget geben vor, wie viele Gäste möglich sind. Der Budgetrechner zeigt, was jeder weitere Gast kostet.
- In zwei Runden einladen. Schreibt zuerst alle auf, ohne die ihr nicht feiern wollt. Wer danach noch Platz hat, kommt in die zweite Runde, wenn die ersten Absagen da sind.
Wenn die Tabelle nicht mehr reicht
Eine Tabelle kann zählen, aber nicht fragen. Jede Zusage, jede Menüwahl und jede Allergie tragt ihr von Hand ein, nachdem ihr sie am Telefon oder in einem Chat eingesammelt habt.
In der Gästeliste von Wedding Buddy antworten eure Gäste selbst: Jeder bekommt einen persönlichen Link, sagt zu oder ab, wählt sein Menü und nennt Allergien, und die Liste stimmt ohne euer Zutun. Aus ihr entsteht danach der Sitzplan. Die Vorlage nehmt ihr mit: Zeilen kopieren, in Wedding Buddy einfügen, fertig.