Gäste eintragen oder importieren
Für den Anfang genügt ein Name. Adresse, E-Mail und Telefon kommen dazu, wenn ihr sie habt. Wer schon eine Liste führt, muss nichts abtippen: Wedding Buddy liest eine CSV-Datei, Zeilen, die ihr aus Excel, Numbers oder Google Sheets kopiert, und Kontakte als vCard, etwa direkt aus dem Adressbuch am Handy. Vor dem Speichern seht ihr, welche Spalten erkannt wurden.
Dieselbe Liste könnt ihr später noch einmal importieren, zum Beispiel mit korrigierten Adressen. Wer schon draufsteht, wird ergänzt statt doppelt angelegt. Antworten, Einladungslinks und Sitzplätze bleiben, wie sie sind.
Einladen: per E-Mail, per Link oder auf Papier
Drei E-Mails verschickt Wedding Buddy für euch: das Save-the-Date, die Einladung und eine Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben. Vor dem Senden seht ihr, wer die Mail bekommt und wer nicht, etwa weil die E-Mail-Adresse fehlt.
Ihr verschickt lieber Karten mit der Post? Dann bekommt jede Einladung einen QR-Code, der zum persönlichen Antwortformular führt: als Druckbogen, als Bilddateien oder als Tabelle mit Links für die Druckerei. Und wen ihr über WhatsApp erreicht, dem schickt ihr den kopierten Link.
Zusagen, Menü und Allergien
Über seinen Link sagt ein Gast zu oder ab, wählt sein Menü, nennt Allergien, trägt Kinder ein und kann euch eine Anmerkung schreiben. Ein Konto oder eine App braucht er dafür nicht. Die Antwort steht sofort in eurer Liste, und die Glocke in der App meldet sie.
Familien und Paare fasst ihr zu einem Haushalt zusammen. Dann antwortet eine Person für alle, und trotzdem behält jede ihre eigene Antwort und ihren eigenen Sitzplatz.
Legt ihr eine Antwortfrist fest, steht sie in der Einladung. Auf Wunsch erinnert Wedding Buddy alle, die bis dahin nichts gesagt haben, automatisch.
Standesamt, Trauung, Feier, Brunch
Nicht jeder Gast ist zu allem eingeladen. Legt die Teile eurer Hochzeit als eigene Anlässe an, mit Tag, Uhrzeit und Ort, und wählt, wer wozu kommt, etwa nur die Familie zum Standesamt. Jeder Gast sieht und beantwortet nur die Anlässe, zu denen er eingeladen ist.
Was aus der Liste wird
Filter beantworten die Fragen, die im Lauf der Planung auftauchen: Wer hat noch nicht geantwortet? Wer hat zugesagt, sitzt aber noch an keinem Tisch? Wie viele vegetarische Menüs sind es? Die Bedingungen lassen sich kombinieren.
Die Liste bleibt nicht für sich. Aus ihr entsteht der Sitzplan, das Budget rechnet Preise pro Person mit der aktuellen Gästezahl, und für das Catering druckt ihr eine Übersicht mit Menüs und Allergien. Als CSV-Datei exportiert ihr sie jederzeit.
Am Hochzeitstag wird die Gästeliste zum Check-in: Ein Tipp auf den Namen markiert einen Gast als angekommen und zeigt gleich seinen Tisch. Das funktioniert auch, wenn die Location keinen Empfang hat.