So lest ihr den Zeitplan
Die Abstände sind Richtwerte für eine Hochzeit mit einem Jahr Vorlauf. Sie sagen, in welcher Reihenfolge die Dinge voneinander abhängen: Ohne Budget keine Location, ohne Location kein Datum, ohne Datum keine Einladung. Wer weniger Zeit hat, behält die Reihenfolge bei und rückt die Abstände zusammen. Wie das geht, steht am Ende.
Zwölf Monate vorher: die Grundlagen
Diese Entscheidungen bestimmen alle weiteren.
- Budget festlegen. Was könnt und wollt ihr ausgeben, und wer steuert etwas bei? Der Budgetrechner zeigt, wie sich die Summe verteilt.
- Gästeliste grob zusammenstellen. Es reicht eine Zahl mit zehn Personen Spielraum.
- Stil und Größe der Feier festlegen. Scheune oder Schloss, Sommer oder Winter, zwei Tage oder ein Nachmittag.
- Locations besichtigen und buchen. Erst damit steht euer Datum.
- Termin für die Trauung anfragen, am Standesamt und, wenn ihr kirchlich heiratet, bei der Pfarre.
- Trauzeug:innen fragen.
Zehn Monate vorher: wer zuerst ausgebucht ist
- Fotograf:in buchen. Gute Fotograf:innen nehmen pro Tag eine Hochzeit an.
- Catering auswählen, sofern es nicht zur Location gehört.
- Musik buchen, Band oder DJ.
- Save-the-Dates verschicken. Datum und Ort genügen, die Einladung folgt später.
Acht Monate vorher
- Outfits aussuchen. Ein Brautkleid hat oft Monate Lieferzeit, und danach wird es noch angepasst.
- Hochzeitsseite einrichten, damit eure Gäste Ort, Ablauf und Unterkunft nachlesen können.
- Blumen und Dekoration planen.
- Unterkünfte für Gäste reservieren, vor allem für alle mit weiter Anreise.
- Redner:in oder Pfarrer:in anfragen.
Sechs Monate vorher
- Einladungen gestalten und bestellen.
- Wunschliste anlegen.
- Eheringe aussuchen.
- Hochzeitstorte bestellen.
- Flitterwochen buchen.
- Dokumente für die Trauung besorgen und am Standesamt anmelden. Welche Unterlagen ihr braucht und was es kostet, steht im Ratgeber zur Trauung am Standesamt in Österreich.
Vier Monate vorher
- Einladungen verschicken, mit einer klaren Antwortfrist.
- Ablauf der Trauung planen.
- Playlist und Musikwünsche sammeln.
- Probetermin für Frisur und Make-up.
- Transport organisieren, für euch und für eure Gäste.
Zwei Monate vorher
- Fehlende Zusagen nachfassen. Ohne endgültige Zahl kein Menü und kein Sitzplan.
- Menü mit dem Catering festlegen.
- Tagesablauf erstellen. Wann kommt wer, wann wird gegessen, wann ist der erste Tanz?
- Gelübde und Reden schreiben.
- Outfits anpassen lassen.
Der letzte Monat
- Sitzplan erstellen, etwa vier Wochen vorher. Wie ihr dabei vorgeht, steht im Ratgeber zur Sitzordnung.
- Gästezahl und Allergien ans Catering geben, drei Wochen vorher.
- Tischkarten und Menükarten drucken.
- Offene Zahlungen prüfen, zwei Wochen vorher. Viele Restzahlungen sind kurz vor oder am Tag selbst fällig.
Die letzte Woche
- Ablauf mit allen Dienstleistern bestätigen. Uhrzeiten, Adresse, Ansprechperson am Tag.
- Foto-Galerie und QR-Code für die Tische vorbereiten.
- Ringe, Dokumente und Notfallset bereitlegen.
Danach
- Fotos mit den Gästen teilen, etwa zwei Wochen nach der Hochzeit.
- Dankeskarten verschicken, innerhalb eines Monats.
Weniger als ein Jahr Zeit?
Dann ändert sich nicht die Reihenfolge, sondern das Tempo.
- Erst das, wovon alles abhängt: Budget, Gästezahl, Location, Termin am Standesamt. Diese vier Punkte in den ersten zwei Wochen.
- Dann alle, die ausgebucht sein können: Fotograf:in, Musik, Catering. Fragt mehrere gleichzeitig an.
- Flexibel sein hilft: Ein Freitag oder ein Termin außerhalb des Sommers ist kurzfristig leichter zu bekommen als ein Samstag im Juni.
- Save-the-Date weglassen und gleich die Einladung verschicken.
So geht es mit Wedding Buddy
Die Checkliste von Wedding Buddy ist dieser Zeitplan zum Abhaken: Ein Klick trägt alle 40 Aufgaben ein, jede mit einem Datum, das von eurem Hochzeitstag aus gerechnet ist. Heiratet ihr in vier Monaten, bekommen die Aufgaben, die nach dem Kalender schon erledigt sein müssten, eine Frist von zwei Wochen, statt als überfällig zu erscheinen.
Jede Aufgabe weist ihr der Person zu, die sich darum kümmert, und sie führt in den passenden Bereich: vom Budget über die Gästeliste bis zum Sitzplan.